Как подготовить митап для команды или любой внешней аудитории?

Со своими студентами, занимающимися на курсе TeamLead, я часто обсуждаю митапы как инструмент сплочения, мотивации и прокачки навыков команды. Ведь члены команды, направленные на рост, всегда заинтересованы в получении новых знаний, а посмотреть на то, как работает новая технология очень ценно. По результатам каждого из своих выступлений, будь то вебинар или конференция, я делал и делаю для себя выводы. Настала пора ими поделиться, и поэтому я решил написать гайд, который поможет в построении и запуске технических митапов в компании.

Идея технических митапов довольно проста. Вы создаёте встречи, где каждый сотрудник (или участник митапа) может научиться чему-то от спикера. Если речь идёт о внутреннем митапе, то он может помочь в построении связей между внутренними командами. Если же это митап с внешним спикером, то он принесёт новые знания и идеи.

Участники IT-сообщества любят ходить на конференции и слушать доклады о разных технологиях. Однако очень часто эти доклады оказываются довольно далеки от той реальности, в которой каждый день работают сами специалисты. Поэтому им остаётся только обсуждать услышанные идеи за чашкой кофе. Митапы внутри команды могут быть максимально приближены к тому продукту, над которым Вы сейчас работаете, не отменяя рассмотрения применения в нём крутых новых идей!

Но простое назначение встречи в календаре не решит проблему — многие могут предпочесть заняться своим делом или вовсе проигнорировать приглашение. Итак, начнём готовить наш вкусный митап. В свете удалённой работы эти советы совсем не поменяются, поэтому применять их можно прямо здесь и сейчас.

Определитесь с целью

Почему у людей не возникает вопросов с выбором конференции или конкретного доклада на ней? Потому что каждый доклад имеет отличное описание. Посмотрите на то, как описывают доклады на конференциях Онтико или DevConf. Секрет успеха здесь не только в подробном описании тезисов и рассматриваемых вопросов, но и в том, что темы докладов и их содержание рассматривает программный комитет. Как с Code Review это позволяет получить разностороннюю оценку тематики и актуальности доклада. Разумеется, не у всех есть возможность собрать большой программный комитет, но у всех есть друзья в их сфере деятельности. Поэтому попробуйте дать им на рассмотрение набор тем, разрешите задавать вопросы, просите активной критики. Лично я называю этот процесс «Подумать об друга».

В результате Вы получите

• уточняющие вопросы («А про что здесь?», «А зачем это надо?») — они помогут Вам чётче сформировать результат, который получат слушатели.
• корректировки («Вот это сложно», «Тут бы ещё вот это добавить») — они помогут нарастить ценность доклада
• внешнее видения («А я считаю, что это вот так») — они помогут Вам посмотреть на доклад со стороны.

Вашими главными артефактами, которые Вы получите на этом шаге, будут

1. Темы докладов
2. Их подробное тезисное содержание
3. Понимание их актуальности в целом и для команды в частности

Эта внешняя часть будет нести большую ответственность за привлечение людей на митап.

Подготовка к докладу

Будьте готовы к тому, что подготовка к выступлению займёт у Вас значительный объём времени. Но в этом пути есть довольно стандартные шаги.

1. Storytelling. Ваше выступление — это не набор фактов, а цельный рассказ, похожий на произведение Вашего любимого автора. Соответственно, у каждой истории есть

— вступление (о чём пойдёт речь) — Вы знакомите слушателей с собой, обстоятельствами и окружением.
— перипетия (возникновение проблемы) — Вы обозначаете грабли, на которые наступили.
— экспозиция (определение проблематики) — когда грабли понятны, стоит проанализировать их составляющие, причины и последствия наступления на них.
— завязка (как начали изучать проблему) — здесь уже непосредственно про Ваш опыт.
— кульминация (как проблему решили и какие средства использовали) — а здесь про то, как Вы решили проблему и какие ноу-хау выработали.
— эпилог (выводы) — короткий список фактов, которые можно вынести из Вашего выступления (TL;DR)

Поэтому подумайте, о чём Вы готовы рассказать в таком формате. Если это какой-то инцидент, то пообщайтесь с его участниками, чтобы максимально точно восстановить картину событий.

История должна быть увлекательной, интересной, а главное — в ней должны находить отражение своих проблем слушатели. Поэтому если Вы будете делиться личным опытом, фактами, цифрами, аналогами из смежных областей, история будет ярче, а соответственно — запоминающейся.

2. Идея. Что Вы хотите донести слушателю? Какой основной посыл Вы хотите создать? «Docker — это круто некруто контейнеры», «Кэш — это не всегда хорошо» и прочее. Старайтесь не тыкать этой идеей в пользователя постоянно, но пару раз можно к ней вернуться: как правило, в процессе рассказа и в выводах.

Вместе с идеей будут рождаться смежные факты, которые будут подкреплять идею и развивать её. Постарайтесь ёмко сформулировать их, чтобы чётко передать их вместе с идеей.

3. Отражение. Я уже обозначил это выше, но Ваша аудитория должна разделять с Вами то, о чём Вы говорите. Если это что-то совершенно новое, то постарайтесь максимально подробно описать те проблемы, которые решаются, чтобы Ваша аудитория смогла спроецировать проблемы на себя и прочувствовать их. Если это решение общеизвестной проблемы, то постарайтесь работать от аудитории, отправляя их к моментам, когда они сами испытывали трудности подобного рода.

4. С ног на голову. Шаги выступления формируются от выводов, которые Вы даёте в конце. Поэтому пляшите от идеи, развивая её пусть даже задом наперёд.

Подумайте о том, какие темы и технологии Вы могли бы объяснять сами себе или обсудить с коллегами.

Презентация — это графика

Не надо читать с экрана. Это ужасно.

Ваша презентация — это отражение Вашей речи, иллюстрации к ней, опорные точки, но не «прочитайте сами, а я тут постою». Поэтому слайды должны делать ставку на визуальную составляющую, а не на контекст. Не стоит выкладывать огромные листинги кода в презентацию — достаточно отразить ключевое и понятное всем выражение. А ещё лучше — схему работы (хотя бы в виде блок-схемы). То же самое про огромные диаграммы — вычитать их со слайда нереально. Поэтому отражайте все «крупными мазками».

Немаловажной частью являются заголовки. Они являются ступеньками, по которым Вы шагаете вверх на пути к результатам своего выступления. Чем они лучше, тем проще на них наступать. Если слайды будут разбиты слишком мелко — Вы будете идти очень долго. Если же слишком крупно — Вы устанете тянуться от одного шага к другому.

Если Вы боитесь забыть что-то, о чём хотели бы сказать в презентации, то пишите речь к каждому слайду после того, как закончите создавать презентацию. Скорее всего, речь побудит Вас к дополнительной доработке материала. Забавно то, что во время выступления к речи Вы и не обратитесь — Вам некогда будет выискивать момент, на котором Вы остановились.

Показывайте в презентации работу, можно даже в виде видео. Это будет неплохим отражением работы Вашего продукта.

Сцена Вашего спектакля

Вы должны тщательно подобрать место и время для выступления.

Важно место, которое сможет вместить всех слушателей, будь то вебинар или помещение. Если Вы прогадаете с местом, то не все смогут услышать Вас. Или же платформа вебинаров упадёт. В общем, впечатление будет испорчено.

Не менее важно время. В будние дни все работают, а после работы хотят отдохнуть. Поэтому дневные выступления могут потерять аудиторию из-за её невозможности быть на месте, а позднее выступление не привлечёт тех, кто уже отключился от рабочего ритма. Обычно 19-20 часов по местному времени — вполне подходящее время.

Разошлите напоминания участникам за неделю до дня мероприятия. Обязательно опишите, почему Ваш доклад будет интересным или актуальным. У некоторых компаний есть место для проведения встреч, таких как конференц-залы, учебные комнаты или кафе. Проведение собрания в вашей компании значительно сократит многие расходы, обычно связанные с проведением публичного собрания. Если же такой возможности нет, то попробуйте найти место по соседству. Например, многие библиотеки с радостью предоставляют свои помещения для лекций. Также можно посмотреть в сторону коворкингов.

Особенно хороша регулярность. Встречи в одно и то же время и каждый месяц облегчают людям посещение. Если что-то должно измениться, сообщите об этом заранее, когда эта информация изменится.

Для внутренних митапов старайтесь избегать периодов, когда команды выпускают программное обеспечение, конца недели, а также начала и конца месяца, поскольку люди будут меньше посещать их. Стоит также учитывать различные праздники.

Организуйте комфортные условия слушателям. Обозначьте явно, что если у них есть предложения, они хотели бы внести свой вклад или хотят выступить на будущих встречах, то у Вас есть процесс для представления докладов. Это заставит их охотнее взаимодействовать с докладчиками и организатором.

Главная роль

Несомненно, большим преимуществом будет возможность участников взаимодействовать не только друг с другом, но и с гостями, которые могут принести экспертизу извне. Поэтому не всегда рассказывать должен кто-то из Вашей команды. Не стесняйтесь приглашать людей — многие эксперты с радостью поделятся с Вами своим опытом. В конце концов, для них это тоже работа на личный бренд.

Более того, если у Вас много команд в компании, то наряду с созданием новых отношений в сообществе, Вы также можете узнать и о разработчиках внутри компании, с которыми Вам не доводилось много общаться. Встреча с этими людьми откроет для Вас новые возможности.

Тем не менее, рассказывать должен человек, готовый это делать. Если вещать будет убеждённый интроверт, ничего хорошего не получится. Впрочем, об этом в пункте ниже.

Одна из самых популярных фобий для выступлений — синдром самозванца. Ощущение, что Вас сейчас закидают помидорами с криками «что он несёт?!». Поверьте, если Вы обкатали идею на своём «программном комитете», этого не случится. Более того, Ваша проблема наверняка не уникальна, поэтому многие разделят Вашу боль и поддержат! Абсолютное большинство программистов не придумывают по революционному алгоритму в день, а занимаются вполне приземлёнными вещами.

Чтобы вовлечь новичков, превратите митапы в нечто вроде вечера с открытым микрофоном, где разработчикам, которые хотели выступить, просто нужно было подготовить презентацию и сделайте это максимально простым.

В процессе рассказа

Ещё одной немаловажной вещью при докладе является манера его донесения. И тут есть две крайности

• стендап — когда техническая информация на 90% разбавлена мемчиками и шутками
• дедушка-лектор — когда спикер настолько нудный, что хочется уснуть или уйти

При работе с аудиторией важно не быть «говорящей головой» — то есть выступать, просто наговаривая текст в воздух. В процессе рассказа нужно поддерживать обратную связь со слушателями, видеть, как они реагируют. Если Вы поймёте, что группа теряет интерес к рассказу, значит что-то идёт не так. Что здесь можно сделать:

• вопросы «в зал» в процессе рассказа — когда заканчиваете смысловой блок, задавайте вопросы. Чем дальше Вы от аудитории (например, у Вас вебинар), тем чаще это стоит делать. Разумеется, при выступлении на конференции вопросы стоит оставлять на конец, иначе не останется времени на рассказ.
• визуальный контакт — если Вы выступаете вживую, то стоит выбрать несколько человек в разных частях аудитории, которые будут активно следить за Вами. Установите с ними зрительный контакт. Так Вы будете собирать понимание того, насколько «заходит» то, что Вы говорите, а также создадите иллюзию общения со всем залом сразу (ведь не все в зале знают, что Вы смотрите на кого-то конкретно).
• голосования — попросите поднять руки, написать в чат о том, кто встречался с проблемой или решал нечто подобное, либо как кто-то оценивает свой уровень знаний относительно вопроса.
• не пропускайте вопросы, если есть возможность — сопричастность действию для аудитории будет одним из лучших факторов вовлечения

Следите за тем, в какой позе Вы находитесь, если выступаете в живую. Не принимайте закрытых поз (скрещеные руки и т.п.), активно жестикулируйте, используйте язык рук. Если ведёте вебинар, то следите за своими интонациями и акцентами, которые Вы расставляете на словах. Тренируйтесь в речи, чтобы избавляться от паразитов типа «эээ», «ммм», «ну», «как бы». В этом поможет один простой факт: все эти паразиты заполняют Вашу речь тогда, когда Вам нужно время (обычно пара секунд), чтобы сформулировать следующую фразу. Нет ничего страшного в паузах, не бойтесь их делать. Речь от этого не только не пострадает, но и станет более цельной и вдумчивой.

После выступления

Начните с простых шагов:

1. Отвечайте на вопросы. В случае с внешней аудиторией их, скорее всего, будет много. Не стесняйтесь выбирать и ограничивать. Но чем больше ответов, тем выше Ваш рейтинг.
2. Если Вы работаете не со своей командой, то обязательно оставьте свои контакты, чтобы люди могли вступить с Вами в контакт.

Будет здорово, если у Вас будет видеозапись выступления, чтобы Вы могли не только поделиться ею, но и сделать выводы о своей работе. В любом случае, собирайте отзывы и обратную связь и прокручивайте в памяти своё выступление, чтобы осознать, какие практики Вам надо доработать.

Просите обратную связь и идеи о будущих докладах. Если слушатели хотят что-то поменять, не бойтесь это дорабатывать. Отзывы, которые Вы получите, помогут Вам каждый раз улучшать содержание и расширять контекст.

Итого

Не бойтесь выступать и строить митапы. Делайте из этого шоу, стройте красивые выступления. Вместе с таким развлечением Ваши слушатели получат полезные для себя знания. А как их привлечь, надеюсь, Вы уже поняли!